Офбординг не менее важен, чем онбординг. Но если с адаптацией персонала всё ясно, то для чего нужен целый процесс по увольнению сотрудника — не для всех понятный вопрос. Отвечаем на него в статье.
Что такое офбординг?
Офбординг — это заключительная часть пути сотрудника в компании. Процесс противоположен онбордингу: если в начале мы знакомим сотрудника с компанией и рабочими процессами, то при увольнении плавно выводим из потока задач, чтобы уход был комфортным и для работника, и для всей команды.
Главная цель офбординга — сохранить хорошие отношения между сотрудником и компанией, поэтому процесс отличается от привычной процедуры увольнения и может меняться в зависимости от ситуации конкретного работника.
Кроме того, офбординг включает передачу обязанностей, закрытие всех юридических и административных вопросов, а также поддержание корпоративного имиджа. Это не просто «прощание», а стратегия, способная минимизировать риски, связанные с переходным периодом, и сохранить высокий уровень мотивации команды.
Зачем нужен офбординг?
Если компания грамотно прощается с сотрудниками, то она формирует сильный HR-бренд и хорошую репутацию на рынке труда. Так, у бывшего сотрудника останутся позитивные эмоции от процессов, а значит он будет лоялен к компании и вряд ли напишет плохой отзыв о работодателе.
Также он помогает:
- предотвратить утечку корпоративных данных, так как доступ к рабочим системам закрывается заранее;
- обеспечить преемственность проектов, благодаря структурированной передаче знаний;
- минимизировать стресс и недовольство у сотрудников, которые остаются в компании.
Компании, уделяющие внимание офбордингу, получают бонус в виде расширенной сети профессиональных контактов: бывшие сотрудники могут стать важными партнёрами или рекомендателями.
Как построить процесс офбординга?
Оповестите о решении
Когда сотрудник или руководство принимает решение об увольнении, важно обсудить его открыто и профессионально. На этом этапе необходимо:
- Установить четкие сроки увольнения.
- Подготовить план действий, включая дату передачи дел и проведения формальных процедур.
- Обсудить, как увольнение будет представлено коллективу, чтобы избежать слухов и недопонимания.
- Если увольнение инициировано работодателем, важно объяснить причины решения и предложить поддержку, например, помощь в поиске нового места работы.
Примеры вопросов:
- Почему вы решили покинуть компанию?
- Что вам больше всего нравилось в работе?
- Что можно улучшить в организации рабочих процессов?
Это помогает компании выявить проблемы и зоны роста, а также избежать повторения ошибок в будущем.
Составьте индивидуальный план
Каждый случай офбординга уникален, поэтому требуется адаптация процесса под конкретного сотрудника. План должен включать:
- Перечень задач, которые сотрудник должен завершить перед уходом.
- Детальный график передачи дел: кому и какие обязанности будут переданы.
- Подготовку документации и инструкций для преемника.
- Хорошо организованный план минимизирует сбои в рабочих процессах и создаст ощущение порядка.
Проинформируйте команду
Даже если сотрудник принимает решение уйти, рабочие процессы внутри отдела не должны останавливаться. Для этого сотруднику следует заранее сообщить о своём решении и делегировать задачи коллегам.
Важно объяснить команде причины ухода коллеги, чтобы избежать слухов или недопонимания, а также сохранить мотивацию внутри коллектива.
Организуйте передачу знаний и дел
Этот этап важен для обеспечения преемственности и сохранения эффективности работы команды. Включает:
- Составление и передачу инструкций по текущим задачам и проектам.
- Обучение преемника или коллег, которые будут брать на себя обязанности.
- Обзор документации, чтобы убедиться в её актуальности и полноте.
- Эффективная передача знаний снижает риски, связанные с уходом сотрудника, и ускоряет адаптацию новых исполнителей.
Оформите документы
Юридическая и административная сторона увольнения должна быть завершена четко и в срок. Это включает:
- Оформление трудовой книжки или её цифрового аналога.
- Расчёт компенсаций, выходных пособий и других выплат.
- Подписание соглашения о неразглашении и закрытие доступа к корпоративным системам.
- Корректное оформление документов предотвращает возможные споры и недовольство в будущем.
Попрощайтесь с сотрудником
На этом этапе можно устроить прощальный ланч, поблагодарить сотрудника за работу и пожелать успехов на новом месте. Классно, если у компании есть свой мерч — это станет отличным памятным подарком работнику.
Особенно важно выразить искреннюю благодарность — это помогает укрепить отношения и оставить сотрудника с положительными эмоциями.
Оставайтесь на связи
Помните, что любой бывший сотрудник может стать будущим. Так что поддерживайте связь с коллегой — так он сможет наблюдать за развитием компании и даже вернуться в качестве клиента, партнёра или новичка.
Подключение бывших сотрудников к корпоративным соцсетям, рассылкам или профессиональным событиям укрепляет деловые отношения и способствует формированию позитивного имиджа компании на рынке.
Главное, что нужно знать об офбординге
1. Процесс офбординга важен для HR-бренда.
Грамотное увольнение формирует положительное впечатление о компании, способствует сохранению хороших отношений с сотрудниками и повышает репутацию работодателя на рынке труда.
2. Exit-интервью — ключ к развитию.
Честная обратная связь от уходящего сотрудника помогает выявить слабые стороны в рабочих процессах и улучшить внутренние условия.
3. Передача знаний минимизирует риски
Структурированная передача дел и обучение преемников обеспечивают непрерывность работы и защищают компанию от потери ценной информации.
4. Прощание — это не формальность.
Выражение благодарности и предоставление памятного подарка создают позитивные эмоции у сотрудника, повышая его лояльность даже после ухода.
5. Контакт с бывшими сотрудниками полезен.
Уходящие коллеги могут стать вашими клиентами, партнёрами или вернуться в будущем, поэтому важно поддерживать связь.
