Как выбрать HR-платформу для бизнеса: чек-лист, чтобы не ошибиться

Выбор HR-платформы часто превращается в лотерею: обещаний много, но действительно работающих решений  — единицы. Ошибиться легко, а вот последствия будут сказываться на команде еще долго: неудобный интерфейс, рост ручной работы и раздраженные сотрудники. Подготовили чек-лист, который  поможет выбрать LMS для ваших целей и команды — с учетом задач, пользователей, процессов и роста.

1. С чего начать выбор 

Не существует универсальной HR-системы, каждая компания подбирает решение под свои задачи и процессы. Поэтому первый шаг в выборе — понять, что вы хотите улучшить.

Прежде чем записываться на демонстрацию или сравнивать предложения, ответьте на несколько вопросов:

• Где команда тратит больше всего времени: на онбординге, обучении или оценке сотрудников?
• Кто станет основным пользователем: HR-специалисты, линейные менеджеры или сами сотрудники?
• Сколько команд, филиалов и юрлиц должно работать в единой платформе?

Ответы помогут расставить приоритеты и понять, какая платформа для HR-процессов точно решит ваши задачи. Тогда внимание будет сосредоточено на том, что важно бизнесу, а не на «громких» функциях, которые на деле окажутся бесполезными.

2. Администрирование: фундамент любой системы

Чтобы платформа действительно помогала в работе, важно правильно выстроить администрирование с самого начала. Чем меньше ручной работы и больше автоматизации, тем проще будет запуск, сопровождение и масштабирование системы.

На что обратить внимание:

• Интеграция с базой сотрудников. Платформа должна уметь подгружать структуру компании автоматически — без копипаста из Excel.
• Создание и редактирование учетных записей. Желательно, чтобы это происходило пакетно и с минимальными действиями со стороны HR.
• Автоматическое формирование карточек сотрудников. Логины, пароли, должности, контакты и подразделения должны подтягиваться автоматически.
• Редактирование карточки при изменениях. Смена отдела, увольнение или обновление ФИО — все изменения должны отражаться в системе без лишних шагов.
• История активности в системе. HR-платформа должна фиксировать, какие курсы прошел сотрудник, как сдал тесты, какие оценки получил.
• Работа с группами и правами. Хорошо, если можно формировать группы автоматически по заданным правилам — например, по должности или подразделению.
• Функционал для руководителей. На портале они должны видеть прогресс своих сотрудников, назначать курсы и отслеживать результаты.
• Перенос данных с прошлой платформы. Если вы уже используете другую систему, важно убедиться, что данные можно перенести без потерь.

3. Обучение: гибкость и доступность

Чтобы сотрудники учились, а не просто «отмечались» в системе, обучение должно быть встроено в рабочий процесс и доступно — с любого устройства и в удобном формате.

На что обратить внимание: 

• Формирование учебных групп и их администрирование. Сотрудников можно объединять в группы по отделам, ролям или другим параметрам, а затем удобно управлять обучением внутри этих групп.
• Подача заявок на обучение через портал. Сотрудники записываются на курсы прямо в системе — без писем, согласований и лишней переписки.
• Синхронизация с календарем и уведомлениями. Курсы автоматически встраиваются в рабочий график: участники видят расписание и получают напоминания о старте и дедлайнах.
• База знаний с дистанционными курсами. Все материалы собраны в одном месте — с описаниями, фильтрами и быстрым поиском по теме.
• Совместное обучение и чаты. Группы, обсуждения, совместные задания и форумы делают обучение более живым и вовлекающим.
• Гибкие траектории обучения. Электронные, очные и смешанные форматы можно комбинировать в персональный маршрут для каждого сотрудника.
• Поддержка вебинаров и онлайн-сессий. Тренинги и семинары можно проводить в реальном времени — прямо через платформу или подключенные сервисы.

4. Оценка и развитие: чтобы рост был системным

Оценка сотрудников помогает понять, кто и в чем силен, где нужны дополнительные знания и как настроить развитие под реальные задачи.

Что должно быть в системе:

• Тестирование с быстрым результатом. После прохождения теста сотрудник сразу получает результат — по почте или в системе.
• Автоматический расчет баллов. Система сама считает итог: сколько правильных ответов, какой процент и какая оценка.
• Гибкие форматы тестов. Вопросы можно комбинировать: с вариантами ответа, открытые, на соответствие и т.п. Это помогает проверять знания глубже.
• Присвоение квалификации или статуса. После тестирования сотрудник может получить уровень, рейтинг или статус — например, «готов к аттестации» или «эксперт».
• Оценка по компетенциям, KPI и целям. Платформа для HR поддерживает разные подходы к оценке — от регулярной 360 до разовых процедур по конкретным критериям.
• Индивидуальные планы обучения. По результатам оценки можно сразу выстроить маршрут развития — с нужными курсами, наставниками и сроками.
• Профили должностей. Каждой роли можно задать нужные навыки и ожидания, чтобы оценка и развитие были точными.
• Библиотека KPI. Удобно, когда ключевые показатели эффективности собраны в одном месте и связаны с оценкой и целями сотрудников.

5. Отчеты и аналитика: данные вместо догадок

Система должна давать полную и наглядную картину: как сотрудники проходят обучение, где есть затыки в адаптации, как меняется вовлеченность.

На что обратить внимание:

• Гибкая система отчетов. Важно, чтобы можно было смотреть данные по отделам, филиалам, курсам, темам и даже по отдельным ошибкам, чтобы быстро находить проблемные зоны.
• Выгрузка данных. Можно собрать информацию по конкретной группе сотрудников или даже по одному человеку — как по одному курсу, так и по всей программе.
• Анализ обратной связи. Если LMS собирает и обрабатывает результаты анкет, опросов и оценочных форм прямо внутри системы, это экономит время HR-команде и помогает принимать решения на основе фактов.
• Автоматическое формирование протоколов. Результаты тестов можно быстро оформить в нужный формат, включая протоколы для аттестационной комиссии с подтянутыми ФИО и итогами.

6. Техническая сторона: надежность и масштабируемость

Никакой интерфейс не поможет, если HR-платформа плохо «уживается» с вашей ИТ-инфраструктурой. Лучше заранее разобраться, насколько легко её развернуть, подключить и адаптировать под свои задачи.

Уточните заранее:

• Есть ли мобильное приложение. Особенно актуально, если сотрудники работают вне офиса или проходят обучение в дороге.
• На чём написана платформа. Язык программирования влияет на возможности кастомизации и поддержку, полезно знать это на старте.
• Нужна ли установка на выделенный сервер. Если да — стоит предусмотреть дополнительные ресурсы и время на внедрение.
• Возможна ли доработка функционала. Иногда нужны нестандартные решения под ваш процесс. Уточните, можно ли их реализовать по запросу.

7. Поддержка и сопровождение: кто будет рядом

После покупки работа только начинается — внедрение, адаптация, обучение команды. Поэтому важно знать, какая поддержка будет доступна.

Проверьте:

• Выделяется ли персональный менеджер, который знает специфику вашего бизнеса;
• Насколько оперативно отвечает служба поддержки;
• Есть ли база знаний и обучающие материалы для сотрудников;
• Предусмотрено ли сопровождение на этапе онбординга команды.

8. Стоимость и условия: считайте не только цену лицензии

Цена в счете — только верхушка айсберга. Важно понимать, какие расходы идут «в комплекте».

Что стоит уточнить:

• Тип лицензии. По подписке, бессрочно, с оплатой за модуль или за срок — модель влияет и на удобство, и на прогнозируемость расходов.
• Комплектация и доступ к модулям. Проверьте, какие функции включены сразу, а какие нужно будет докупать, например, расширенную аналитику или интеграции.
• Можно ли внедрить самостоятельно. Если команда техподдержки занята, важно понимать, можно ли развернуть систему своими силами и насколько это реально.
• Принцип лицензирования. Оплата идет за всех пользователей, только за активных или по ролям? От этого зависит итоговая сумма.
• Обновления и доработки. Узнайте, как часто выходит новая версия, входит ли в стоимость обновление, и можно ли доработать платформу под ваши задачи.

💡Совет: считайте TCO (total cost of ownership) — совокупную стоимость владения. Тогда сравнение платформ будет честным, с учетом всех скрытых затрат и деталей.

Выбирайте глазами бизнеса

Хорошая HR-платформа — инструмент, который помогает решать задачи команды и бизнеса каждый день. Сохраняйте чек-лист, он пригодится, чтобы сравнивать решения и задавать правильные вопросы на старте.

В Motivity уже реализованы ключевые инструменты для адаптации, обучения, оценки, сбора данных и сопровождения команды.

👉 Запишитесь на демо, чтобы оценить платформу в действии и получить рекомендации под задачи вашей команды.