Обычно безопасность воспринимается как зона ответственности айтишников. Но в реальности всё не так однозначно. Часто проблемы начинаются не с хакеров, а с привычных мелочей: простого пароля, файла из непроверенного источника или случайного скрина, отправленного не в тот чат. По данным отчёта Verizon Data Breach Investigations Report (DBIR) за 2023 год, 88% всех атак начинаются с действий самих сотрудников. А дальше — штрафы, утечка персональных данных и потеря доверия к компании.
Поэтому безопасность как корпоративных платформ, так и корпоративных порталов касается не только ИТ. В зоне риска — все, кто работает с цифровыми системами: HR, тимлиды, руководители направлений. Каждый из них ежедневно взаимодействует с данными, которые важно защищать.
В статье рассказываем, что включает в себя безопасность корпоративных платформ, почему её стоит держать в фокусе и какие простые практики помогут защитить команду и бизнес.
Что входит в понятие безопасности корпоративных данных
Безопасность корпоративных данных — это система технических и организационных мер, которые защищают информацию внутри компании от потерь, утечек, взломов и других рисков. Это касается:
- персональных данных сотрудников;
- внутренних документов и отчетов;
- рабочих переписок;
- информации об обучении, мотивации и вовлеченности персонала;
- аналитики и метрик, на основе которых принимаются решения.
Важно понимать: защита не ограничивается только техническими средствами. Она охватывает поведение сотрудников, архитектуру и безопасность корпоративной сети, а также дизайн пользовательского интерфейса.
Почему это касается HR
В цифровых платформах именно HR-специалисты и тимлиды работают с самыми чувствительными и стратегически важными данными. Речь не только о стандартной информации вроде фамилии, даты рождения или ИНН. Под защитой должны быть сведения о внутреннем состоянии команды: кто проходит адаптацию и пока не справляется, кто перегружен и близок к выгоранию, кто демонстрирует признаки токсичного поведения или планирует уход. На основе этих данных принимаются решения о развитии сотрудников, ротации, изменении оргструктуры и запуске новых бизнес-направлений.
Если такая информация становится доступна посторонним, страдает не только конкретный человек, но и репутация компании. У сотрудников возникает недоверие, тревожность, ощущение небезопасной среды — всё это подрывает культуру и мешает развивать команду.
Вот почему безопасность корпоративной платформы— фундамент доверия. Сотрудник должен быть уверен, что его мнение, высказанное в форме обратной связи или в ходе опроса вовлеченности, останется конфиденциальным, не попадет в открытый доступ и не будет использовано против него.
Без этой уверенности невозможно внедрять HR-инициативы, развивать культуру признания или честно обсуждать точки роста. Безопасность корпоративных данных должна быть встроена в каждый процесс: онбординг, оценку 360, карьерный трекинг и увольнение. Только в безопасной среде команда может по-настоящему развиваться.
5 частых ошибок, из-за которых страдает безопасность
Даже самая надежная цифровая платформа не защитит данные, если сотрудники допускают базовые ошибки. Вот ситуации, которые чаще всего приводят к утечкам и сбоям в безопасности и которые легко предотвратить, если знать, на что обратить внимание.
1. Слабые пароли
Пароли вроде 123456 или qwerty до сих пор используются в рабочих аккаунтах. Это прямое приглашение для взлома. Такие комбинации подбираются за секунды и открывают доступ к важной информации. Без регулярной смены паролей и минимальных требований к их сложности безопасность корпоративного портала под угрозой.
В Motivity предусмотрено сразу несколько уровней защиты, которые помогают избежать подобных рисков. Система позволяет:
- задать требования к длине и сложности пароля;
- ограничить продолжительность пользовательской сессии;
- настроить частоту обязательной смены пароля;
- включить запрос текущего пароля при его изменении.
Кроме этого, платформа легко интегрируется с внешними инструментами аутентификации, которые уже используются в компании: Active Directory через LDAP, OAuth (в том числе AD FS), OKTA, Azure, Keycloak и другие.
Пароли пользователей хранятся в зашифрованном виде, и даже администратор не может получить к ним доступ.
2. Общие логины и пароли
Когда несколько сотрудников используют один аккаунт, отследить, кто именно совершил то или иное действие, невозможно. Это удобно в моменте, но риски сильно перевешивают комфорт: при увольнении сотрудника доступ остается, а при инциденте неясно, кто за него в ответе.
В Motivity у каждого пользователя персональный аккаунт с уникальным логином. Это важно не только для безопасности, но и для прозрачности: действия сотрудников можно отследить, а доступ — быстро ограничить при необходимости.
Если в компании есть практика передачи логинов от уволенных сотрудников новым — это тоже можно учесть. Система позволяет отключить восстановление старого аккаунта и создать для нового сотрудника отдельный, с чистой историей. Данные бывшего сотрудника при этом остаются в сохранности.
3. Работа с данными вне платформы
Выгрузка таблиц в Excel и хранение на личных Google-дисках — привычная практика. Но стоит забыть отключить доступ, и файлы с персональными данными оказываются в открытом доступе. К тому же такие файлы не защищены паролем, не шифруются и не отслеживаются.
Motivity помогает работать с данными безопасно:
- файлы доступны только авторизованным пользователям;
- даже если кто-то случайно отправит ссылку на документ, открыть её сможет только тот, кто вошел в систему;
- PDF-файлы можно просматривать прямо в платформе, без скачивания;
- для аналитики есть интерфейс с готовыми отчетами, если не нужно редактировать данные в Excel, можно обойтись без выгрузок.
4. Фишинговые письма и вредоносные ссылки
Многие атаки начинаются с обычного письма, которое выглядит как уведомление от партнера или внутреннего сервиса. Один клик и система заражена. Даже опытные сотрудники не всегда распознают подмену адреса или странный вложенный файл. Без базового обучения тут не обойтись.
5. Уязвимая корпоративная сеть
Если безопасность корпоративной сети не продумана: нет шифрования, защиты от DDoS-атак или межсетевого экранирования, даже надежная платформа становится уязвимой. Без устойчивой инфраструктуры данные могут утечь или быть повреждены, причем без видимых признаков.
В Motivity этот риск минимизирован с самого начала. Каждому клиенту предоставляется отдельная изолированная среда с многоуровневой защитой:
- защита от DDoS-атак;
- репликация приложений;
- системы мониторинга;
- защищенные протоколы TLS 1.2 и 1.3 с современными алгоритмами шифрования.
Платформа гибко адаптируется под архитектуру компании — от открытого доступа извне до полностью изолированного размещения во внутренней сети.
Как усилить безопасность на корпоративной платформе
Надежная защита данных — не только про технологии, но и про повседневные привычки внутри команды. Вот практики, которые помогут минимизировать риски и сделать цифровую среду безопаснее.
Включите двухфакторную аутентификацию
Даже если кто-то случайно передаст пароль третьим лицам, этого будет недостаточно для входа в систему. Двухфакторная аутентификация (2FA) добавляет дополнительный уровень защиты, например, код из SMS или приложения. Особенно важно активировать её для пользователей с доступом к персональным данным, документам и аналитике.
Обучайте команду основам цифровой гигиены
Без регулярного обучения даже самая надежная система не застрахована от человеческого фактора. Расскажите сотрудникам, как выглядят фишинговые письма, что делать при подозрительном сообщении и почему нельзя хранить пароли в заметках. Это можно делать в формате мини-курсов, памяток или коротких гайд-писем — главное, чтобы информация была понятной и прикладной.
Настройте уровни доступа
Не всем сотрудникам нужны все функции и данные платформы. Чем больше доступ — тем выше риск. Если аккаунт взломают или произойдет утечка, последствия будут гораздо серьезнее, если у пользователя был «полный доступ» без необходимости. Принцип минимально необходимого доступа (least privilege) помогает этого избежать. Сотрудник получает только те права, которые нужны для его задач — не больше.
В Motivity это реализовано через гибкую ролевую модель. Можно:
- настроить доступ по ролям — для целых групп сотрудников;
- ограничить или расширить права на уровне отдельного пользователя;
- задать, какие функции и разделы будут доступны в интерфейсе.
Следите за подозрительной активностью
Если кто-то входит в систему из другой страны, скачивает большой объем данных или активно работает ночью — такие события стоит отслеживать автоматически. Хорошая платформа умеет фиксировать аномалии и подавать сигналы об активности, выходящей за привычные рамки.
Обновляйте систему и делайте резервные копии
Обновления — это не только про новые функции и улучшения для пользователей. Это ещё и способ своевременно закрывать уязвимости, которые могут возникнуть даже в самых надежных системах. Если откладывать обновления, платформа становится уязвимой для атак и сбоев.
То же касается резервного копирования: регулярные бэкапы защищают от потери данных, будь то технический сбой, вирус или случайная ошибка пользователя.
В Motivity безопасность данных — приоритет. Мы:
- используем многоуровневую систему резервного копирования с хранением на территории РФ;
- обновляем платформу дважды в неделю — добавляем новые функции, устраняем ошибки и актуализируем защиту;
- следим за версиями ПО и библиотек, отслеживаем уязвимости и оперативно закрываем их;
- регулярно проходим независимые проверки безопасности.
Совет: начните с одного пункта из списка и постепенно добавляйте остальные. Безопасность — процесс, который становится частью цифровой культуры компании.
Безопасность — часть пользовательского опыта
Когда сотрудники понимают, что их данные в безопасности, они чувствуют себя увереннее, охотнее пользуются корпоративными сервисами и активнее вовлекаются в рабочие процессы. Это влияет не только на качество взаимодействия внутри команды, но и на уровень доверия к компании.
Важно не просто внедрять меры защиты, но и рассказывать о них команде. Прозрачность помогает сформировать культуру, в которой каждый понимает свою роль в обеспечении безопасности и осознанно относится к работе с данными.
Motivity помогает выстраивать безопасную и комфортную рабочую среду. Если вы хотите построить процессы, которым доверяет команда и не страшны утечки, запишитесь на демо — покажем, как устроена платформа и ответим на ваши вопросы.
